フォームをチームで管理する際、「誰が編集できるのか」「どこまで回答情報を見せていいのか」が曖昧で、意図しない誤編集や情報漏洩のリスクに不安を感じていませんか？Quboの「ユーザー管理機能」を使えば、プロジェクト単位でユーザーごとに操作権限を細かく設定でき、安全かつ柔軟にチーム運用が可能になります。この記事では、Quboのユーザー管理機能の概要と、実際の活用シーン、導入メリットについて詳しくご紹介します。チームでのフォーム管理、ここが困る…複数人でフォームを扱う場面では、次のような悩みがよく聞かれます。フォームの内容を勝手に書き換えられてしまった特定の部署だけが回答を見たいが、全員に見えてしまっている編集や回答確認を分担したいけれど、どのように管理すればよいかわからないまた、外部のパートナーや業務委託先と連携しているときには、「社外の人にすべての情報を見せるのは不安」という声も多くあります。こうした管理の手間やセキュリティの不安が、フォーム活用の障壁になってしまうことも。Quboの「ユーザー管理機能」とは？ユーザー管理機能では、契約者が作成・契約したプロジェクトに他のアカウントをユーザーとして追加し、複数人（チーム）で共同管理することができます。 また、ユーザーごとにどのような操作を許可するかを示す「権限」を設定することができます。主な特徴プロジェクト単位での管理：1つのプロジェクトに最大50ユーザーまで追加可能2段階の権限設定：プロジェクト権限とフォーム権限を個別に設定柔軟な権限設計：必要な作業だけを許可し、それ以外の操作は制限これにより、誤操作や情報流出のリスクを最小限に抑えつつ、チームでの効率的な運用が可能になります。権限設定の詳細解説プロジェクト権限プロジェクトレベルの操作に対する権限です。プロジェクトの契約者は、ユーザーごとに以下の2種類から権限を選択できます。操作内容すべての権限表示/閲覧のみプロジェクト一覧からフォーム一覧へのアクセス〇〇プロジェクト名・概要の編集〇×フォームの新規作成〇×フォームのインポート・複製〇×フォームの削除〇×フォーム権限各フォームに対する操作権限です。プロジェクトの契約者は、ユーザーごとに以下の3種類から権限を選択できます。操作内容すべての権限表示/閲覧のみ権限なしフォーム一覧への表示〇〇×フォームのQRコード表示〇〇×フォームの埋め込みタグ表示〇〇×フォームのプレビュー〇〇×フォームのエクスポート〇〇×回答結果の閲覧・ダウンロード〇〇×フォームの入力画面編集〇××フォームの確認・完了画面編集〇××フォームの設定変更〇××回答結果の削除・リセット〇××フォームの削除〇※××※フォームの削除には、プロジェクト権限「すべての権限」と削除対象フォームに「すべての権限」が必要です。フォーム権限の設定例契約者であるアカウントAは、すべてのフォームに「すべての権限」があります。アカウントBは、「フォーム1」「フォーム3」のみ「すべての権限」があります。アカウントCは、「フォーム1」「フォーム2」のみ「表示/閲覧のみ権限」があります。こんな場面で活用できる！ユーザー管理の実例社内の部署連携での活用採用エントリーフォーム人事部以外の他部署には回答データの閲覧を非公開にすることで、個人情報保護も徹底。お問い合わせフォーム広報部のみがフォームを編集可能にすることで、意図しない誤編集を防止。また、一部の関係部署には問い合わせの回答権限を設定することで、問い合わせ回答をスムーズに。社内イベント申込フォーム各部署が担当するイベントのフォームを管理し、他部署には閲覧権限のみ付与。社外メンバーとの共同作業に外部のイベント運営会社との連携運営会社にフォームの編集を許可しつつ、参加者情報は自社内だけで管理。業務委託先とのサポート業務顧客対応フォームの回答内容を外注スタッフにも閲覧可能に。編集権限は付与しないので、安心して共有できます。クライアントとの共同プロジェクト必要最小限の権限設定で、セキュアな共同作業を実現。このように、社内外問わず柔軟に権限をコントロールできるのが大きな魅力です。ユーザー管理機能の3つのメリット1. セキュリティの向上フォームを複数人で管理していると、「誰かがうっかりフォームの内容を変更してしまった」「見せるつもりのない回答情報が別の部署に共有されていた」といったトラブルが起こりがちです。Quboのユーザー管理機能を使えば、メンバーごとに編集や閲覧の権限を細かく設定できるため、誤操作や情報漏洩のリスクを大幅に減らすことができます。例えば、広報担当には回答の閲覧権限だけを付与し、内容の編集はできないように設定したり、個人情報を含む応募フォームの閲覧を特定の担当者だけに制限したりといった対応が可能です。こうした最小限のアクセス設計が、トラブルを未然に防ぐポイントとなります。2. 業務効率の向上柔軟な権限設定は、社内外の関係者との円滑な共同作業にもつながります。たとえば、社内で1つのフォームを複数部署で活用する場合、部署ごとに閲覧や編集の範囲を調整することで、不要な混乱を避けつつ情報共有を効率化できます。また、イベント運営会社や外注スタッフなど社外のパートナーと共同でフォームを運用する場面では、編集や回答閲覧の範囲を限定することでセキュリティを保ちながら連携を強化できます。3. 管理負担の分散1人でフォーム管理を抱え込むと、業務が集中してしまい、効率が下がってしまいます。ユーザー管理機能を使えば、責任分担を明確化し、チーム全体で効率的にフォームを管理できます。ユーザー管理の設定手順ユーザーの追加方法※ユーザーを追加できるのは、プロジェクトの契約者のみです。プロジェクト一覧からユーザーを追加したいプロジェクトの「設定」ボタンをクリック左メニューにある「ユーザー管理」をクリックユーザー管理の右上にある「ユーザー追加」ボタンをクリックユーザー追加したいアカウントのメールアドレスを入力して、「ユーザーを追加する」ボタンをクリックユーザー一覧に追加されたことを確認（対象のアカウントへ、ユーザー追加を知らせるメールが自動送信されます）参考（操作マニュアル）：プロジェクトにユーザーを追加する権限設定の方法※ユーザーの権限を変更できるのは、プロジェクトの契約者のみです。プロジェクト一覧から対象プロジェクトの「設定」ボタンをクリック左メニューにある「ユーザー管理」をクリック一覧から権限を変更したいユーザーの「編集」ボタンをクリックプロジェクト権限とフォーム権限をそれぞれ設定「変更を保存する」ボタンをクリック参考（操作マニュアル）：プロジェクトに追加したユーザーの権限を変更するまとめ：フォーム運用を「チームの力」に変えるフォーム運用を1人で抱えるのは、リスクも負担も大きくなりがちです。しかし、Quboのユーザー管理機能を使えば、「誰が・どこまで」操作できるかを明確に設定でき、チーム全体で効率的かつ安全にフォームを管理できます。特に、部署間の情報共有や、外部パートナーとの連携が必要な業務では、この機能が大きな力を発揮します。Quboのユーザー管理機能の主な特徴：プロジェクト単位での柔軟なユーザー管理2段階の権限設定システム最大50ユーザーまで対応社内外問わず安全な共同作業を実現フォーム管理の課題を解決し、チーム全体で効率的に運用するためには、適切な権限設定が欠かせません。Quboのユーザー管理機能なら、セキュリティを保ちながら柔軟なチーム運用が実現できます。